GSuite Iskoláknak bevezetés, első lépések

Üdvözlök minden kedves olvasót, érdeklődőt!

A következőkben a GSuite-ról, azon belül is a GSuite Iskoláknak rendszerről, a Google Classroomról és az ezekhez kapcsolódó informatikai lehetőségekről lesz szó. Fontos még az elején tisztázni, hogy létezik és már nagyon régen is létezett GSuite, csak más néven, cégeknek. Ez egy fizetős szolgáltatása (iskoláknak ingyenes!) a Google-nek, ahol lényegében a már meglévő (Gmail fiókhoz kötődő) szolgáltatásait adja el - részlegesen - vállalatoknak, akik ezt saját rendszergazdáik által kezelhetik. Ezen alapul a GSuite Iskoláknak (GSuite for Education) szolgáltatás, ami közoktatási intézményeknek ingyenesen igénybe vehető és számtalan előnnyel jár. Mivel ezek a rendszerek egymáson alapulnak, a továbbiakban röviden GSuite-nak vagy "rendszer"-nek fogom írni, kivéve, ha valamilyen fontos különbségre szeretnék rávilágítani.

Mi az a GSuite?

A GSuite a Google eszközkészletét nyújtja cégeknek, intézményeknek. Ez minden olyat - és még sok mást is - magában foglal, ami egy sima GMail regisztrációhoz kapcsolódik, de bizonyos esetekben szélesebb lehetőségeket nyújt a felhasználóknak. Ilyen például, hogy iskolák esetében a megszokott 15 GB helyett korlátlan tárhely áll rendelkezésünkre a Google Drive felhőalapú tárhelyén. Illetve itt fontos megemlíteni azt is, hogy a Google Classroom lényegében korlátlanul használható intézményi regisztráció esetén, ellentétben a mezei GMail regisztráció 100 fős limitjével.

Korábban már írtam pár szót a rendszerről itt: GSuite iskoláknak és vállalkozásoknak

Illetve itt beszélünk a minderről kicsit hosszabban: https://www.youtube.com/watch?v=l57TfpZNXpY
Meg itt: https://www.youtube.com/watch?v=7ODcyR9COjI

Mennyibe kerül a rendszer?

Közoktatási intézményeknek, ahogy fentebb is írtam, ingyenes és korlátlan felhasználóval vehető igénybe. (A Google meghatároz egy 10 000 fős limitet, de ezt egyetlen közoktatási intézmény sem éri el hazánkban.)

Ezzel ellentétben a cégeknek felhasználónként kell díjat fizetnie és még korlátlan tárhelyet sem kapnak automatikusan, csak a magasabb díjszabású előfizetések.

Ki számít "felhasználónak"?

A felhasználó, egy ilyen rendszer esetében minden/bármely kolléga lehet, illetve a diákok is ide tartozhatnak.

UPDATE: Ennél a rendszernél minden felhasználó kap egy e-mail címet. Ez az e-mail cím, ahogy azt lentebb is részletezem, az iskola domain nevéhez kötődik, tehát általában a vezeteknev.keresztnev @ iskola.hu alakban jön létre. Ezzel a címükkel a felhasználók a GMail-el teljesen megegyező kinézetű felületre léphetnek be és levelezhetnek. Továbbá elérnek minden olyan szolgáltatást, ami egy GMail fiókhoz is tartozna, csupán annyi a különbség, hogy nem @gmail.com lesz a címük vége.

Hogyan kell regisztrálni?

Segíthetek? - G Suite technikai bevezetés

A regisztráció előtt lehet még angol nyelven olvasgatni az edu.google.com címen! Itt az enyémnél sokkal színesebb bemutatások találhatók.

A regisztráció itt indítható el: https://gsuite.google.com/signup/edu/welcome

Itt a következőkre lesz szükség: az iskola neve, az iskola webhelye, a munkatársak és diákok létszáma összesen, az intézmény telefonszáma, az intézmény címe, egy kapcsolattartó neve és email címe. Fontos, hogy a kapcsolattartó email cím eltérő legyen az intézményi címtől!

Ezután meg kell mondani, hogy rendelkezik-e az intézmény használható domain névvel. A domain név a valami.hu, ami például az iskola webhelye is általában (Megj.: sulinet-es domain nevekkel nem minden esetben működik, erről a KIFÜ-nél kell érdeklődni!). Fontos, hogy ahhoz, hogy a GSuite működjön, át kell irányítani a domain névhez tartozó email forgalmat a Google felé. Ez a gyakorlatban azt eredményezi, hogyha ezzel a címmel már léteznek iskolai email fiókok, akkor abba nem érkeznek meg tovább a levelek, hanem az újonnan létrehozott rendszerben fognak kézbesítődni. Ha az új rendszerben létrehozzuk ugyan azokat az email fiókokat (felhasználókat), akkor a továbbiakban minden levél megérkezik majd oda is. (UPDATE: Van rá mód, hogy az email forgalom átirányítása nélkül is használják az iskolák a GSuite-ot, de a legelőnyösebb, ha teljesen átáll az intézmény erre a rendszerre.)
Álljon itt egy példa, a könnyebb megértés érdekében: Létezik egy titkarsag @ iskola.hu email cím. Ebbe eddig egy saját, különálló felületen tudott belépni a titkársági dolgozó, de az is lehet, hogy Outlook-al vagy Thunderbird-el érték csak el. Amikor a regisztráció végén a rendszergazda beállítja a domain névhez kötődő beállításokat a GSuite rendszerben, onnantól emailek nem érkeznek be a korábbi módon. Ezután a rendszergazda létrehozhat egy titkarsag @ iskola.hu fiókot az új felületen. Ha ez megtörtént, akkor már elérhetőek lesznek az innentől érkező levelek az új, GMail-es felületre belépve. Természetesen ezt is be lehet később állítani, hogy Outlook-ból vagy Thunderbird-ből legyen elérhető, illetve a korábbi levelek átemelésére is van lehetőség.

Ha a fentiek nem kivitelezhetőek, akkor lehetőség van új domain nevet regisztrálni akár a Google által, a folyamat során leírt módon vagy egyéb szolgáltatótól vásárolva. Ilyenkor a meglévő levelezési rendszert nem érinti az új szolgáltatás.

A regisztrációs folyamat további lépéseiben meg kell adni egy kezdeti felhasználót, érdemes itt az általános "admin" nevet használni, hogy legyen egy független, központi, teljes jogú felhasználónk. Végül pedig el kell fogadni a felhasználási feltételeket.

Eztuán létrejön egy 14 napos PRÓBAVERZIÓ-s GSuite fiók! Amiben csak 10 felhasználót tudunk létrehozni és további korlátozások vannak érvényben... De nyugalom, van még mit csinálni! :)

Hogy kapjuk meg az iskolai verziót?

Ha már létezik a 14 napos próbaverziós rendszer, akkor türelemmel kell várni, amíg a Google felülvizsgálja a kérelmet. Ehhez fontos, hogy az intézmény honlapján megtalálják annak nevét és jó esetben OM azonosítóját, mert ezeket ellenőrzik le az OH adatbázisában. Amennyiben a GSuite-hoz használt domain név nem egyezik az iskola honlapjával, előfordulhat, hogy egy intézményi pecséttel ellátott igazolást kell elküldeni, amennyiben ezt kérik! Az utóbbi időben sok igény érkezett a Google munkatársaihoz így biztosan van egy hosszabb-rövidebb átfutási ideje ennek a folyamatnak, de ha megtörténik a visszaigazolás, akkor már teljes értékű GSuite Iskoláknak fiók tulajdonosa lehet!

Mit tegyek ezután?

Ezután elkezdheti létrehozni a fiókokat, csoportokat és Google Classroom kurzusokat. Erről írok röviden a következő cikkben: Teendők a regisztráció után

Remélem tudtam egy kicsit segíteni. Nem lehetetlen a feladat, bár elismerem, hogy vannak pontjai, amik nehezebben véghezvihetőek, de érdemes végigcsinálni, mert az online oktatási helyzetek mellett is rengeteg módon lehet használni és hosszú távon nagyon megkönnyítheti az iskola belső működését. Ha további kérdései vannak, esetleg érdekli, hogy mire jó még a szolgáltatás, mivel tudja később könnyíteni a működést, érdeklődjön lentebb található elérhetőségeimen vagy olvasson tovább a https://www.matolcsy.net/digixool oldalon.

 


Nyomtatás